.

Goed opdrachtgever-schap: Wat is een toneelstuk zonder regisseur? [Blog]

Door Martijn van der Poel

De tijd is voorbij dat een ICT leverancier voor de opdrachtgever bepaalt wat de opdrachtgever nodig heeft. Organisaties zijn steeds beter in staat de juiste vragen te stellen. Ze zijn kritischer op de werkwijze van de leverancier. En ze zijn kritischer naar de kwaliteit van het eindproduct dat de leverancier oplevert. Maar hoe houd je als opdrachtgever grip op het project bij de leverancier? En hoe voer je als opdrachtgever de regie op de voortgang en de kwaliteit van het ontwikkelproces?

Wat is een toneelstuk zonder een goede regisseur?

Bij de amateur toneelgroep ‘De Reidkraach’ is de regisseur met pensioen gegaan. Na overleg hebben de acteurs besloten om zonder regisseur verder te gaan. Maar nu staat de volgende productie voor de deur. Wat moet het worden: Een bestaand of nieuw stuk? Experimenteel of traditioneel toneel? Welke contractvoorwaarden en welke kosten zijn eraan verbonden?

In de opdrachtgever-leverancier relatie worden diverse afspraken en plannen gemaakt. Onderdeel hiervan zijn afspraken over het kwaliteitsproces dat door de leverancier wordt gehanteerd.

Afspraken opdrachtgever-leverancier

Een van de opdrachtgevers, waar ik laatst werkzaam was, heeft hier de leiding in genomen en ook vastgelegd dat de leverancier te allen tijde in het proces openheid van zaken moet geven over de voortgang en de kwaliteit van het (eind)product.

Tevens is vastgelegd dat door de opdrachtgever aangewezen kwaliteitsmanager ‘on site’ controles uitvoert. Doel van deze controles is vaststellen of het afgesproken kwaliteitsproces wordt gevolgd en of de gerapporteerde voortgang klopt. Last but not least: in het contract is ook opgenomen, dat indien de leverancier niet aan de verplichtingen voldoet, er ook afscheid genomen kan worden van elkaar.

Uiteindelijk zijn beide partijen uit elkaar gegaan…….waarbij de leverancier aan het kortste eind trok

Heftige discussies

De acteurs hebben besloten het stuk ‘Maitiid’ van Haye van der Heijden te gaan spelen en zich later pas zorgen te maken hoe het met de rechten en dergelijke is geregeld. Maar wie is er geschikt om welke rol te spelen en wanneer wordt er gerepeteerd? Hoe en wie moeten het licht en geluid regelen? Het leidt tot heftige discussies tussen de acteurs en na 3 weken is men er nog niet uit…..

Kwaliteitsproces

Bij de opdrachtgever is het project gestart. De kwaliteitsmanager heeft in zijn kwaliteitsplan, welke in lijn is met het contract, momenten gepland waarop monitoringafspraken op de voortgang en het kwaliteitsproces bij de leverancier ‘on site’ worden uitgevoerd. Deze monitoring omvat een vaste aanpak en een vaste vragenlijst. Bij ieder monitoringmoment blijkt dat de leverancier, vanwege tijdsdruk, zich op geen enkel punt aan de afspraken houdt. De kwaliteitsmanager rapporteert over het niet volgen van het kwaliteitsproces en de bijkomende risico’s aan de opdrachtgever en de projectleiding van de leverancier. Beiden sluiten in eerste instantie hun ogen. Het project moet af!

Einde toneelgroep

Het toneelstuk komt niet van de grond. Jarenlange frustraties steken de kop op in de discussies over ‘wie welke rol’ waarom wel en waarom niet. Uiteindelijk valt de toneelgroep uit elkaar en ze krijgen nog een rekening voor het gebruik van het toneelstuk van Haye van der Heyden……en dat alles omdat de regisseur met pensioen ging.

Einde relatie opdrachtgever-leverancier

Uiteindelijk heeft de leverancier de eerste oplevering mogen doen aan de opdrachtgever, maar na 3 dagen van acceptatietesten bleek het geleverde product niet volledig te zijn en kwalitatief van een zeer laag niveau. Het ‘zwarte pieten’ over en weer begint. Over waar het aan gelegen heeft en uiteraard wiens schuld het is. Uiteindelijk zijn beide partijen uit elkaar gegaan…….waarbij de leverancier aan het kortste eind trok. Uit onder andere de rapportages van de kwaliteitsmanager werd duidelijk dat de leverancier zich niet aan de contractuele afspraken heeft gehouden.

Is afscheid een succes?

Is hier uiteindelijk sprake van een succes? In de parallel met de toneelgroep- case denk je misschien in eerste instantie van niet, maar het is maar hoe je ‘succes’ definieert. Uit verschillende ‘site visits’ bij gelijksoortige opdrachtgevers met dezelfde leverancier en dezelfde oplossing is gebleken dat investeringen van ettelijke extra miljoenen nodig is om de oplossing werkend te krijgen. Deze extra investeringen is mijn opdrachtgever bespaard gebleven.

Huidige situatie: De opdrachtgever heeft de tijd genomen om requirements volledig, juist en gevalideerd op te stellen en heeft het project uitgevoerd met een andere leverancier. Met de ervaringen van het eerdere traject is dit zeer succesvol verlopen!

Dit artikel is eerder door Martijn van der Poel gepubliceerd op LinkedIn.

Direct contact over regievoering in IT

Gerelateerde tags

Klik op een tag om meer artikelen over het betreffende onderwerp te vinden.

Foto Martijn van der Poel

Vraag het Martijn

  • Verder praten over dit onderwerp? Leuk!
  • Avatar Martijn van der Poel
    Ik nodig je van harte uit hieronder contact met me op te nemen voor een afspraak.

Updates ontvangen?

Regelmatig versturen we een overzicht van de nieuwste en meest relevante artikelen op deze website. Ontvang ze ook in je mailbox!